Okuyucunun zamanı kıymetli bir kaynak gibi davranın; onu boşuna harcamayın, iletişimde çok açık olun, hızla konuya girin ve çok açık sözlü olun. Tutamayacağınız hiçbir sözü vermeyin. Okuyucu eğer daha önceden hayal kırıklığına uğradıysa, şirketinizin başka bir söz vermek için ikinci bir şansı olmayacaktır.

İyi tasarlanmış ve düzenlenmiş mail kampanyaları % 0.1 cevap oranı ile şanslıdırlar. Hedefli mail kampanyaları %12 kadar yüksek oranda cevap oranına ulaşabilir. Özellikle istenen alıcıya uygun olarak geliştirilmiş kalitede mail kullanılarak yapılan bir mail kampanyasındaki tasarruf, böyle yüksek oranda cevap oranı ile fark edilebilir. İş yapmak istediğiniz şirketlerdeki üst düzey yöneticilere ulaşmayı hedefleyen mail kampanyaları kullanın. ABD’de izleyici kitle içinde en sık görünenler iş verenlerdir. ABD şirket yöneticilerinin, zaman ve dikkatten tasarruflarını sağlamak için, yönetmenleri ve kişisel asistanları vardır. İşlerinde daha fazla başarı sağlamaya yardımcı olmayacaksa, iletiye değer verilmeyecektir. Fakat şirketlerin gelişmesine yardım edebilecek çok sayıda haber, bazı çok önemli kurallara uymakta başarısız olduğu için, dikkatten kaçar.

Birinci olarak, iletişimi hedefleyin…
Gerçek bir isim ve başlık kullanırsanız iletişiminiz ilk tanıma basamağını geçer. Yöneticilerin asistanları başlıkların, spesifik ve bireysel olmamasının iletişimi engellediğini düşünürler. İsim, başlık ve şirket harflerindeki yanlışlardan kaçının. Doğru adresi kullanın. Sonuç olarak mail hedefe ulaşacak olsa bile, eğer kullanılan adres yanlışsa, şirket mailbox’ına ulaşana kadar zaman geçmiş olur. Bu demektir ki, bilgi muhtemelen güncel değildir. Kullandığınız adresin ve ünvanın güncel olduğundan emin olmak için ekstra özen gösterin.

İkincisi, iletişimi tanınabilir yapın…
Her ne kadar Fortune 100’deki şirketlerin iletişimi dünya çapında etkili olsa da, bizim şirketlerimizin çoğu bu talihli kategoride değildir. Bu nedenle, ikinci en iyi şey, tanınabilir bir varlık tarafından iletişimi sağlamaktır. Her zaman, hedef şirketle sağlanan iletişimin, kendi şirketinden geliyormuş gibi görünmesini sağlamaya çalışın. Veya tanınmış bir organizasyon kullanın. İletişim değerli bir bilgi sağlıyor, asistans kazanımları arttıracak veya satışı büyütecekse, bu imkansız bir iş değildir.

Üçüncü olarak, iletişimde etkili bir başlık kullanın... Başlık, okuyucuya iletişimin faydasını belirtmelidir. “Gelişmek”,”Artış” ve “İndirim” gibi kelimeler dikkat çekmede etkilidir. “Fiyatlar”, “Kar”, “Gelir”, “Sürdürme” ve “Cevap” gibi tanımlamalar iş adamları tarafından fark edilebilir. “Önemli!”, “Derhal” ve “Dikkat” gibi okuyucunun direkt ilgisini çeken kelimeleri kullanın. Dikkat çekici kelimelerle efektif olarak kullanılmadıkça, genellikle kullanılan (ve sıklıkla fazla kullanılan) “Tasarlanmış”, “Başarmak” ve “Donanım” gibi kelimelerden kaçının. Dördüncüsü, sizin açılım paragrafınız, okuyucunun işini tanımlamalıdır… İlk cümlede, okuyanın dikkatini çekecek, iletişiminizdeki spesifik bir alanı gösteren bir istatistik kullanın. İkinci cümlede, istatistikle kişinin işini etkilediğini bildiğiniz problem arasında bağlantı kurun. Üçüncü cümleyi, sizin iletişiminizin onun problemini nasıl çözeceğini tanımlamak için kullanın. Bu cümleyi, spesifik problemdeki özel deneyiminizi açıklayarak çok güçlü hale getirin, ki bu iddialarınızın doğru olduğunu kanıtlar. Bu bazen, şirketinizin son zamanlarda sektördeki bir devle yaptığınız birliktelik veya ortaklık örneğini göstererek etkili olur. Beşincisi, iletinizi bir sayfada sınırlı tutun… Şimdiye alınan iletilerden, okumaya değer olanların hiç birisi genellikle 1 sayfadan daha uzun değildir. İletişim bilgilerinin yerini almış hiçbir açıklama bu uzunlukta olmayacaktır. Bu bize gelecek kuralımızı gösterir.

Altıncısı, okuyucunun çözümünüze nasıl ulaşacağını gösteren iletişim bilgilerini sağlayın…
“Daha fazla bilgi için” kelimelerini kullanmaktan kaçının. Bunun yerine spesifik basamakları gösterin: “Bir satış temsilcisi ile görüşmek için”, “Müşteri temsilcisi ile konuşmak için arayın” veya “ Kişisel bir ziyaret için burayı tıklayın” gibi.

Yedincisi, follow up (izleme). Mümkün olduğunca yüksek oranda cevap istediğinizi hatırlayın...
Maillerin alıcılarınızın katılacağını bildiğiniz bir konferans veya sergi öncesindeki bir zamanı hedeflemesi gerçekten hoş bir taktiktir. Takibiniz, onların standını ziyaret etmek veya networking yemeğinde dikkatlerini çekmek veya bunun gibi taktikler şeklinde olabilir. Olmazsa sizin mailinizi aldıklarından emin olmak için telefon edin. Organize bir kampanyada, birinci maile cevap vermeyen alıcıya ikinci bir mail yollamak, çok iyi bir takiptir. Bu metodu kullanarak, rutinde cevap oran yüzdesini 2 veya daha fazla oranda arttırabilirsiniz.

Sekizincisi, belki bu en başta yer almalı, mail hedeflerinizi ve pazarlama bütçenizi belirleyin...
Bu size, donanıma harcadığınız paraya kıyasla mail kampanyanızın ne kadar başarılı olduğunu gösterir; yatırımınızın geri dönüşünü (verimliliği) belirler.

Gerçekten hedeflenen maili neyin başarılı yaptığı konusunu kapatırken, şunu hatırlatmama izin verin…
Hedef kitlenizin zamanının çok değerli olduğunu hiç unutmayın. Okuyucunun zamanı kıymetli bir kaynak gibi davranın; onu boşuna harcamayın, iletişimde çok açık olun, hızla konuya girin ve çok açık sözlü olun. Tutamayacağınız hiçbir sözü vermeyin. Okuyucu eğer daha önceden hayal kırıklığına uğradıysa, şirketinizin başka bir söz vermek için ikinci bir şansı olmayacaktır.

Sağlıkla ilgili haberleşmelerde…
Tıbbi terimlerin abartılı kullanılması, uzun açıklamalar, çok fazla bilgi, asılsız sözler ve etkili olmayan takiple sayısız çaba boşa harcanmıştır. Diğer yandan, ben yukarıdaki kurallara uyarak daima ortalamanın üstünde cevap, bunun sonucu olarak iş aldım ve hedefli mail kampanyalarını da içeren sayısız başarılı kampanyalar vardır. Bu kurallara uyularak Medikal Turizm haberleşme kampanyaları başarı ile sonuçlanabilir.